Gespräch mit dem Headhunter: Zehn Fragen und die besten Antworten

Personalberater kontaktieren Hunderte Kandidaten, bis der richtige für die Stelle dabei ist. Was Sie wissen müssen, bevor Sie dem Headhunter antworten.

Düsseldorf. Die interessantesten Jobs sind selten einfach im Internet ausgeschrieben. Unternehmen beauftragen stattdessen Personalberatungen, die geeignete Kandidatinnen und Kandidaten suchen. 2021 waren Headhunter laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) für 76.000 Stellenbesetzungen verantwortlich.

Die Personalberaterinnen kennen sich meist in einer oder mehreren Branchen exzellent aus und pflegen ein großes Netzwerk, die Suche verläuft größtenteils digital. Wer es ins Blickfeld der Headhunter schafft, bekommt aber keine Vorwarnung: Die meisten Kandidaten dürfte die Kontaktaufnahme überraschen. Doch der erste Eindruck zählt, wenn der Anruf oder die Anfrage über das soziale Netzwerk kommt.

Arne Adrian ist Personalberater bei Pawlik Consultants und Vorsitzender des Fachverbands Personalberatung im Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU). Hier gibt der Headhunter Tipps für den Umgang mit seiner Zunft und beantwortet die zehn wichtigsten Fragen.

1. Was antwortet man einem Headhunter?

In 90 Prozent aller Fälle kontaktiert ein Headhunter den Kandidaten digital, meist über soziale Netzwerke. Meistens erfährt der Kandidat schon, worum es geht: also Name der Position und Stellenbeschreibung.

„Die angesprochene Person sollte schnell und klar äußern, ob sie ernsthaftes Interesse an einem Gespräch hat“, empfiehlt Fachverbandsvorsitzender Adrian. Eine knappe Formulierung reicht als Antwort, etwa so:

„Vielen Dank für die Kontaktaufnahme! Grundsätzlich bin ich interessiert, mich weiterzuentwickeln. Aber ein Jobwechsel hängt für mich von den Rahmenbedingungen und dem Standort ab. Das können wir gerne in einem ersten Telefonat oder Videocall klären.“

Nach einer Woche schickt Berater Adrian meist eine Erinnerung. Nach sieben bis zehn Tagen verliert der Headhunter das Interesse.

Einfach nur mal austesten, obwohl die Person schon weiß, dass sie zum Beispiel eh nicht umziehen möchte – das kommt bei Personalberatern nicht gut an, für sie bedeutet es Zeitverschwendung.

2. Wie gehen Headhunter vor?

Sobald ein Kandidat Interesse zeigt, beginnt der Prozess mit einem Gespräch mit dem Headhunter, am Telefon oder per Videokonferenz. Es folgt ein vertiefendes Interview in dieser Konstellation. Danach wird es ernst: Der erste Kontakt mit dem Unternehmen steht an. Ist die Kandidatin noch im Rennen, treffen sie und die Firma in einer vierten Runde erneut zusammen – diesmal geht es um inhaltliche und Detailfragen, um herauszufinden: Passen beide Seiten wirklich zusammen?

Zwischen diesen Schritten vergeht häufig eine Woche. Von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Interview beim potenziellen Arbeitgeber sind es durchschnittlich sechs Wochen. Wie lange eine Besetzung insgesamt dauert, hängt vor allem vom Unternehmen ab. Manche planen etwa noch ein Assessment Center.

3. Wie läuft ein Gespräch mit einem Headhunter ab?

Headhunter Adrian weiß aus Erfahrung: „In den ersten 20 Sekunden entscheidet sich in der Regel, wie das Gespräch läuft: Arbeite ich nur meine Fragen ab oder entsteht ein Dialog, ein echtes Gespräch?“

Ein Beispiel: Wenn der Bewerber schon 15 Jahre lang im Risikomanagement einer Großbank gearbeitet hat, geht der Berater von seiner fachlichen Expertise aus. Der Großteil des Interviews ist im Idealfall ein lockeres und persönliches Gespräch. Am Ende folgen eventuell zwei bis drei inhaltliche Fragen.

4. Was fragt man einen Headhunter?

In der ersten Nachricht etwa bei Xing nennt der Headhunter nicht unbedingt den Unternehmensnamen – besonders bei strategischen Positionen. Die Frage nach dem Auftraggeber darf der Kandidat aber stellen. Wenn der Personalberater eine Vertrauensbasis sieht, verrät er den Firmennamen.

Viele Bewerber sind neugierig, wie der Headhunter auf sie aufmerksam geworden ist. Die Frage danach ist erlaubt – aber von der Antwort sollten sie sich nicht zu viel erhoffen. „In neun von zehn Fällen ist das ein Ergebnis von Sucharbeit und keine explizite Empfehlung durch jemand anderes“, ordnet Adrian ein.

5. Darf man im Gespräch mit dem Headhunter nach dem Gehalt fragen?

Auch das Gehalt steht nicht direkt in der Jobbeschreibung. Die Frage danach ist erlaubt. Jedoch gilt: „In der Regel fragen wir nach dem aktuellen Gehaltspaket der Person und nach der konkreten Vorstellung für den Fall des Jobwechsels“, erklärt Adrian. Selten seien die Berater befugt, den Gehaltsrahmen zu nennen.

Beispielsweise könnte ein Kandidat antworten: „Ich verdiene jetzt 100.000 Euro, bei einem Wechsel möchte ich mindestens 120.000 Euro bekommen.“ Danach sagt der Berater offen, ob das zu den Vorstellungen des Unternehmens passt.

6. Wie kann man sich auf das Interview vorbereiten?

Bewerber sollten Wissen und gemeisterte Situationen parat haben, die für die Position relevant sind. „Wenn Sie nicht genau das Anforderungsprofil der Stelle kennen, fragen Sie den Headhunter danach“, rät Experte Adrian.

Ansonsten gelten die gleichen Tipps wie bei regulären Bewerbungsgesprächen: nicht nur vom Teamplayer schwafeln, lieber konkret beschreiben, wie eine Konfliktsituation gelöst wurde. Ein Tipp von Arne Adrian: „Denken Sie in Geschichten und Bildern.“

7. Wie viel kostet ein Headhunter?

Die Bezahlung für die Dienstleistung des Personalberaters ist klar geregelt: Das auftraggebende Unternehmen bezahlt den Headhunter – laut BDU in drei von vier Fällen prozentual zum Jahresgehalt der Position. In der Regel verdient ein Headhunter 25 bis 35 Prozent des sogenannten Zieleinkommens. Bei größeren Projekten oder Gesellschaften sind auch Mindesthonorare vereinbart, zum Beispiel 50.000 Euro.

Für die Kandidaten kostet es nichts. Ausgaben für die Anreise zu Interviews können sie sich erstatten lassen.

8. Was ist mit der Kündigungsfrist? Wie schnell soll die Stelle nachbesetzt werden?

„Immer häufiger gibt es weniger Vorlauf“, sagt Adrian. Der Entscheidungsprozess in den Unternehmen werde spontaner. Allerdings: Meistens entspreche das gewünschte Einstellungsdatum nicht der Realität.

Gesetzlich gilt eine Kündigungsfrist von vier Wochen, in vielen Jobs (häufig mit Tarifvertrag) beträgt sie drei Monate. Wenn der Favorit zum angepeilten Datum nicht verfügbar sei, seien Unternehmen bereit, die Stelle auch erst später zu besetzen, so Adrian.

9. Wie wird man von einem Headhunter gefunden?

Headhunter nutzen ihre eigenen Datenbanken und Kontakte – teilweise kennen sie relevante Personen einer Branche noch aus ihrer eigenen Zeit in der Industrie.

Dazu kommt: „Karriere-Plattformen wie Xing oder LinkedIn sind bei der Identifikation interessanter Kandidatinnen und Kandidaten nicht mehr wegzudenken“, heißt es in einer Studie des BDU. Wichtig für Wechselwillige: das Profil auf der Plattform gut pflegen, also den Lebenslauf lückenlos eintragen, ebenso Abschlüsse, relevante Fähigkeiten und einen knackigen Vorstellungstext.

Ungewöhnlich, aber nicht verpönt ist es, selbst aktiv auf einen Headhunter zuzugehen. Allerdings nicht wahllos, warnt Adrian: „Recherchieren Sie: In welcher Branche oder Industrie ist der Personalberater unterwegs?“

10. Woher hat der Headhunter die Handynummer?

Da der erste Kontakt meist digital sei, „gehören die Zeiten, in denen Personalberater versteckt in der Zentrale anrufen, der Vergangenheit an“, scherzt Adrian. Seinem Verband sei Datenschutz sehr wichtig; für den Beratungsprozess gibt es eigens formulierte Qualitätsstandards. Um dauerhaft in die interne Datenbank aufgenommen zu werden, müssen Kandidaten im Übrigen ihre Zustimmung erteilen.

Allerdings warnt er: „Natürlich gibt es Möglichkeiten, Telefonnummern ganz legal herauszufinden. Man wundert sich, wo man versehentlich seine Infos hinterlässt.“ Das heißt: Datenschutzeinstellungen bei LinkedIn und Xing überprüfen.

Quelle: Handelsblatt 7.02.2023

Quelle Titelbild: Pexels.com Alex Green